Widget HTML Atas

[CATAT] Ternyata Ukuran Kertas Untuk Surat Menyurat di Desa Sudah Ditentukan, Ini Peraturannya!

Mediabritarakyat -Ternyata kalau kita bekerja di instansi pemerintahan baik pemerintah pusat, daerah ataupun yang terbawah yakni Desa, ada satu hal yang sering luput dari pengamatan dalam bekerja.

Memang hal yang satu ini menurut sebagian orang tidak terlalu penting, sederhana tapi penting karena ada hubungan dengan setiap kegiatan yang dilaksanakan, yaitu tentang standar ukuran kertas.

Berbicara pada sebuah instansi, apalagi pemerintahan memang sudah ada aturan tentang standar format surat, kuitansi, dan dokumen resmi lainnya, namun ternyata setelah membaca aturan tersebut disebutkan apa standar ukuran kertas yang dipakai serta surat yang dibuat.

Seperti halnya diatur pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah(DonloD Disini)

Seperti dala pasal 11 disitu disebutkan bahwa ukuran kertas, berat kertas, jenis huruf, dan ukuran huruf sudah dijelaskan di Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tersebut.

Berikut penjelasannya ;

Pasal 11

Penggunaan kertas surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf e, sebagai

berikut:

  • a. kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram;
  • b. penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk
  • jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan
  • dalam waktu lama;
  • c. penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah
  • berwarna dicetak di atas kertas 80 gram;
  • d. ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330
  • mm);
  • e. ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan laporan adalah A4 (210
  • x 297 mm); dan
  • f. ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165 x 215 mm).

Demikian sedikit sekali penjelasan tentang ukuran dan jenis kertas yang dapat disampaikan. Semoga bermanfaat terimakasih.

DonloD PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR 54 TAHUN 2009

PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI

NOMOR 54 TAHUN 2009

TENTANG

TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN

PEMERINTAH DAERAH

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENTERI DALAM NEGERI,

Menimbang : 

  • a. bahwa dalam rangka efisiensi dan efektifitas administrasi penyelenggaraan pemerintahan daerah, perlu penyeragamantata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah;
  • b. bahwa Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 10 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan PemerintahKabupaten/Kota sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2005tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota tidak sesuai lagi dengan perkembangan keadaan, sehingga perlu diganti;
  • c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksuddalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah;

Mengingat : 

1. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4389);

2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437), sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan 2 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844);

3. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 176);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 1971, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1636);

6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737);

7. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741);

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH.

BAB I

 KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan:

1. Pemerintahan daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh pemerintah daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip negara kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

2. Pemerintah daerah adalah pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.

3. Kepala daerah adalah gubernur dan bupati/walikota.

4. Wakil kepala daerah adalah wakil gubernur dan wakil bupati/wakil walikota.

5. Sekretaris daerah adalah sekretaris daerah provinsi dan kabupaten/kota.

6. Perangkat daerah adalah unsur pembantu kepala daerah dalam penyelenggaraan pemerintah daerah yang terdiri dari sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan, kelurahan dan lembaga lain.

7. Satuan kerja perangkat daerah selanjutnya disingkat SKPD adalah satuan kerja perangkat daerah provinsi dan kabupaten/kota.

8. Satuan kerja perangkat daerah provinsi selanjutnya disebut SKPD provinsi adalah sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah dan lembaga lain.

9. Satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota selanjutnya disebut SKPD kabupaten/kota adalah sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan, kelurahan dan lembaga lain.

10. Unit pelaksana teknis selanjutnya disebut UPT adalah unsur pelaksana teknis operasional dinas atau badan untuk melaksanakan sebagian urusan dinas atau badan.

11. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

12. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan pemerintah daerah.

13. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas.

14. Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau SKPD.

15. Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas.

16. Kop sampul naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian atas sampul naskah.

17. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan.

18. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya.

19. Mandat adalah pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat.

20. Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan tanggungjawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya.

21. Peraturan daerah adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum, yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh kepala daerah setelah mendapat persetujuan bersama Dewan Perwakilan Rakyat Daerah untuk mengatur urusan otonomi daerah dan tugas pembantuan.

22. Peraturan gubernur adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh gubernur.

23. Peraturan bupati/walikota adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh bupati/walikota.

24. Peraturan bersama adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh dua atau lebih kepala daerah.

25. Keputusan gubernur adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final.

26. Keputusan bupati/walikota adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan konkrit, individual, dan final.

27. Keputusan kepala SKPD adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final.

28. Instruksi gubernur adalah naskah dinas yang berisikan perintah dari gubernur kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan.

29. Instruksi bupati/walikota adalah naskah dinas yang berisikan perintah dari bupati/walikota kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan.

30. Surat edaran adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

31. Surat biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.

32. Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal.

33. Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaaan tertentu.

34. Surat izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.

35. Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

36. Surat perintah tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

37. Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas.

38. Surat kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

39. Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan.

40. Surat keterangan melaksanakan Tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pernyataan bahwa seorang pegawai telah menjalankan tugas.

41. Surat panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap.

42. Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan.

43. Nota pengajuan konsep naskah dinas adalah naskah dinas untuk menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan.

44. Lembar disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan.

45. Telaahan staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saran-saran secara sistematis.

46. Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pemberitahuan yang bersifat umum.

47. Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan.

48. Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.

49. Surat pengantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang yang berfungsi sebagai tanda terima.

50. Telegram adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi hal tertentu yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.

51. Lembaran daerah adalah naskah dinas untuk mengundangkan peraturan daerah.

52. Berita daerah adalah naskah dinas untuk mengundangkan peraturan kepala daerah.

53. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal yang ditanda tangani oleh para pihak.

54. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat.

55. Memo adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi catatan tertentu.

56. Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang.

57. Piagam adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan.

58. Surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan disingkat STTPP adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah lulus pendidikan dan pelatihan tertentu.

59. Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan tertentu.

60. Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah dinas.

61. Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas sejak ditetapkan pencabutan tersebut.

62. Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan.

BAB II

TATA NASKAH DINAS

Pasal 2

Asas tata naskah dinas terdiri atas:

a. asas efisien dan efektif;

b. asas pembakuan;

c. asas akuntabilitas;

d. asas keterkaitan;

e. asas kecepatan dan ketepatan; dan

f. asas keamanan.

Pasal 3

(1) Asas efisien dan efektif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a,

dilakukan melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan ruang atau

lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa

Indonesia yang baik, benar dan lugas.

(2) Asas pembakuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, dilakukan

melalui tatacara dan bentuk yang telah dibakukan.

(3) Asas akuntabilitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, yaitu

penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari

segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan dan dokumentasi.

(4) Asas keterkaitan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf d, yaitu tata

naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem.

(5) Asas kecepatan dan ketepatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf e,

yaitu tata naskah dinas diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran.

(6) Asas keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf f, yaitu

penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi.

Pasal 4

Prinsip-prinsip penyelenggaraan naskah dinas terdiri atas:

a. ketelitian;

b. kejelasan;

c. singkat dan padat;dan

d. logis dan meyakinkan;

Pasal 5

(1) Prinsip ketelitian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a,

diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi,

struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan didalam pengetikan.

(2) Prinsip kejelasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b,

diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi

dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat.

(3) Prinsip singkat dan padat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c,

diselenggarakan dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.

7

(4) Prinsip logis dan meyakinkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf d,

diselenggarakan secara runtut dan logis dan meyakinkan serta struktur kalimat

harus lengkap dan efektif.

 Pasal 6

Penyelenggaraan naskah dinas dilaksanakan sebagai berikut:

a. pengelolaan surat masuk;

b. pengelolaan surat keluar;

c. tingkat Keamanan;

d. kecepatan proses;

e. penggunaan kertas surat;

f. pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran; dan

g. warna dan kualitas kertas.

Pasal 7

Pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a, dilakukan

melalui:

a. Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan:

1. diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit

pengelola;

2. unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan

pimpinan; dan

3. surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha.

b. copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang

berhak.

c. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat pimpinan

tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang.

Pasal 8

Pengelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b, dilakukan

melalui tahapan:

a. konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan

kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha dalam

rangka pengendalian;

b. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi

nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing satuan

kerja perangkat daerah;

c. surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim; dan

d. surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha.

Pasal 9

Tingkat keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c, dilakukan dengan

mencantumkan kode pada sampul naskah dinas sebagai berikut:

a. surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi dan sifatnya

memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia

negara, keamanan dan keselamatan negara.

8

b. surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki

tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian negara, disintegrasi

bangsa.

c. surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat keamanan isi surat perlu

mendapat perhatian penerima surat.

d. surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki

tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya jalannya

pemerintahan dan pembangunan.

e. surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun

tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.

Pasal 10

Kecepatan proses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d, sebagai berikut:

a. amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;

b. segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima;

c. penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima; dan

d. biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja setelah surat diterima.

Pasal 11

Penggunaan kertas surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf e, sebagai

berikut:

a. kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram;

b. penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk

jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan

dalam waktu lama;

c. penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah

berwarna dicetak di atas kertas 80 gram;

d. ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330

mm);

e. ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan laporan adalah A4 (210

x 297 mm); dan

f. ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165 x 215 mm).

Pasal 12

Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran dimaksud dalam Pasal

6 huruf f, sebagai berikut:

a. penggunaan jenis huruf pica;

b. arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan; dan

c. spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.

Pasal 13

Warna dan kualitas kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf g, berwarna

putih dengan kualitas baik.

9

 BAB III

 NASKAH DINAS

 

Bagian Kesatu

Bentuk Dan Susunan

Pasal 14

(1) Bentuk dan susunan naskah dinas produk hukum di lingkungan pemerintah

provinsi, terdiri atas:

a. peraturan daerah;

b. peraturan gubernur;

c. peraturan bersama gubernur; dan

d. keputusan gubernur.

(2) Bentuk dan susunan naskah dinas produk hukum di lingkungan pemerintah

kabupaten/kota, terdiri atas:

a. peraturan daerah;

b. peraturan bupati/walikota;

c. peraturan bersama bupati/walikota; dan

d. keputusan bupati/walikota;

Pasal 15

Bentuk dan susunan naskah dinas surat di lingkungan pemerintah daerah, terdiri

atas:

a. instruksi;

b. surat edaran;

c. surat biasa;

d. surat keterangan;

e. surat perintah;

f. surat izin;

g. surat perjanjian;

h. surat perintah tugas;

i. surat perintah perjalanan dinas;

j. surat kuasa;

k. surat undangan;

l. surat keterangan melaksanakan tugas;

m. surat panggilan;

n. nota dinas;

o. nota pengajuan konsep naskah dinas;

p. lembar disposisi;

q. telaahan staf;

r. pengumuman;

s. laporan;

t. rekomendasi;

u. surat pengantar;

v. telegram;

10

w. lembaran daerah;

x. berita daerah;

y. berita acara;

z. notulen;

aa. memo;

ab. daftar hadir;

ac. piagam;

ad. sertifikat; dan

ae. STTPP.

BAB IV

PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN

 ATAS NAMA, UNTUK BELIAU, PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN

DAN PENJABAT

Pasal 16

(1) Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam

hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya.

(2) Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam

hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya.

(3) Tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tetap

berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang

menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada

pejabat yang melimpahkan wewenang.

 

Pasal 17

(1) Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat sementara pada jabatan

tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah

dinas, karena pejabat definitif belum dilantik.

(2) Plt sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan keputusan kepala

SKPD atau keputusan gubernur atau keputusan bupati/walikota dan berlaku

paling lama 1 (satu) tahun.

(3) Plt sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab atas naskah dinas

yang dilakukannya.

Pasal 18

(1) Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan pejabat sementara pada

jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan

naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan sementara.

(2) Plh sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan keputusan kepala

SKPD atau keputusan gubernur atau keputusan bupati/walikota dan berlaku

paling lama 3 (tiga) bulan.

(3) Plh sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempertanggungjawabkan

pelaksanaan atas naskah dinas yang dilakukannya kepada pejabat definitif.

11

Pasal 19

(1) Penjabat yang disingkat Pj. merupakan pejabat sementara untuk jabatan

gubernur, bupati dan walikota.

(2) Penjabat sebagaimana pada ayat (1) melaksanakan tugas pemerintahan pada

daerah tertentu sampai dengan pelantikan pejabat definitif.

BAB V

PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN,

DAN PENGGUNAAN TINTA UNTUK NASKAH DINAS

Bagian Kesatu

Paraf

Pasal 20

(1) Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf.

(2) Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum sebelum

ditandatangani terlebih dahulu diparaf pada setiap lembar.

(3) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh pejabat

terkait secara horizontal dan vertikal.

(4) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) merupakan tanda

tangan singkat sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan materi,

substansi, redaksi dan pengetikan naskah dinas.

(5) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (4) meliputi:

a. paraf hierarki; dan

b. paraf koordinasi.

Bagian Kedua

Penulisan Nama

Pasal 21

(1) Penulisan nama gubernur, wakil gubernur, bupati, wakil bupati, walikota, wakil

walikota pada naskah dinas:

a. dalam bentuk dan susunan produk hukum tidak menggunakan gelar; dan

b. dalam bentuk dan susunan surat menggunakan gelar.

(2) Penulisan nama pejabat selain yang dimaksud pada ayat (1) menggunakan

gelar, nomor induk pegawai dan pangkat

Bagian Ketiga

Penandatanganan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi

Pasal 22

(1) Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk

hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (1) terdiri atas:

a. peraturan daerah;

b. peraturan gubernur;

c. peraturan bersama gubernur; dan

12

d. keputusan gubernur.

(2) Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. instruksi;

b. surat edaran;

c. surat biasa;

d. surat keterangan;

e. surat perintah;

f. surat izin;

g. surat perjanjian;

h. surat perintah tugas;

i. surat kuasa;

j. surat undangan;

k. surat keterangan melaksanakan tugas;

l. surat panggilan;

m. nota dinas;

n. lembar disposisi;

o. pengumuman;

p. laporan;

q. rekomendasi;

r. telegram;

s. berita acara;

t. memo;

u. piagam;

v. sertifikat; dan

w. STTPP.

Pasal 23

(1) Wakil gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan

surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat izin;

e. surat perintah tugas;

f. surat keterangan melaksanakan tugas;

g. nota dinas;

h. lembar disposisi;

i. telaahan staf;

j. laporan;

k. rekomendasi; dan

l. memo.

13

(2) Wakil gubernur atas nama gubernur menandatangani naskah dinas yang

meliputi:

a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan gubernur; dan

b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15

terdiri atas:

1. surat edaran;

2. surat biasa;

3. surat keterangan;

4. surat perintah;

5. surat izin;

6. surat perintah tugas;

7. surat keterangan melaksanakan tugas;

8. nota dinas;

9. lembar disposisi;

10. pengumuman;

11. telegram;

12. berita acara;

13. piagam; dan

14. sertifikat.

Pasal 24

 (1) Sekretaris daerah menandatangani naskah dinas yang dalam bentuk dan

susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat izin;

e. surat perjanjian;

f. surat perintah tugas;

g. surat perintah perjalanan dinas;

h. surat kuasa;

i. surat undangan;

j. surat keterangan melaksanakan tugas;

k. surat panggilan;

l. nota dinas;

m. nota pengajuan konsep naskah dinas;

n. lembar disposisi;

o. telaahan staf;

p. pengumuman;

q. laporan;

r. rekomendasi;

s. surat pengantar;

t. lembaran daerah;

u. berita daerah;

14

v. berita acara;

w. notulen;

x. memo;

y. daftar hadir; dan

z. sertifikat.

(2) Sekretaris daerah atas nama gubernur menandatangani naskah dinas yang

meliputi:

a. dalam bentuk dan susunan produk hukum berupa keputusan gubernur; dan

b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15

terdiri atas:

1. surat edaran;

2. surat biasa;

3. surat keterangan;

4. surat perintah;

 5. surat izin;

 6. surat perjanjian;

 7. surat perintah tugas;

 8. surat undangan;

 9. surat keterangan melaksanakan tugas;

 10. surat panggilan;

 11. nota dinas;

 12. pengumuman;

 13. telegram;

 14. berita acara;

 15. piagam;

 16. sertifikat; dan

 17. STTPP.

Pasal 25

(1) Asisten menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. sota dinas;

b. nota pengajuan konsep naskah dinas;

c. lembar disposisi;

d. telaahan staf;

e. laporan;

f. surat pengantar;

g. notulen; dan

h. memo.

(2) Asisten atas nama sekretaris daerah menandatangani naskah dinas bentuk

dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat perintah tugas;

15

e. Surat Perintah Perjalanan Dinas;

f. surat undangan;

g. surat panggilan;

h. nota dinas;

i. nota pengajuan konsep naskah dinas;

j. laporan;

k. surat pengantar; dan

l. daftar hadir.

 

Pasal 26

Staf ahli menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. nota pengajuan konsep naskah dinas;

b. telaahan staf; dan

c. laporan.

Pasal 27

(1) Kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat izin;

e. surat perjanjian;

f. surat perintah tugas;

g. surat perintah perjalanan dinas;

h. surat kuasa;

i. surat undangan;

j. surat keterangan melaksanakan tugas;

k. surat panggilan;

l. nota dinas;

m. nota pengajuan konsep naskah dinas;

n. lembar Disposisi;

o. telaahan staf;

p. pengumuman;

q. laporan;

r. rekomendasi;

s. berita acara;

t. memo;

u. daftar hadir; dan

v. sertifikat.

(2) Kepala SKPD atas nama gubernur menandatangani naskah dinas yang

meliputi:

a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan gubernur; dan

16

b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15

terdiri atas:

1. surat biasa;

2. surat keterangan;

3. surat perintah;

4. surat undangan; dan

5. sertifikat.

(3) Kepala badan pendidikan dan pelatihan selaku kepala SKPD atas nama

gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat undangan;

c. pengumuman;

d. telegram;

e. piagam;

f. sertifikat; dan

g. STTPP.

Pasal 28

(1) Sekretaris DPRD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan

surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat izin;

e. surat perjanjian;

f. surat perintah tugas;

g. surat perintah perjalanan dinas;

h. surat kuasa;

i. surat undangan;

j. surat keterangan melaksanakan tugas;

k. surat panggilan;

l. nota dinas;

m. nota pengajuan konsep naskah dinas;

n. lembar disposisi;

o. telaahan staf;

p. pengumuman;

q. laporan;

r. rekomendasi;

s. berita acara;

t. memo; dan

u. daftar hadir.

(2) Sekretaris DPRD atas nama gubernur menandatangani naskah dinas meliputi:

a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan gubernur, dan

17

b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15

terdiri atas:

1. surat biasa;

2. surat keterangan;

3. surat perintah;

4. surat undangan; dan

5. sertifikat.

Pasal 29

(1) Kepala UPT dinas/badan menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan

susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. instruksi;

b. surat edaran;

c. surat biasa;

d. surat perintah;

e. surat perjanjian;

f. surat perintah tugas;

g. surat perintah perjalanan dinas;

h. surat kuasa;

i. surat undangan;

j. surat keterangan melaksanakan tugas;

k. surat panggilan;

l. nota dinas;

m. nota pengajuan konsep naskah dinas;

n. lembar disposisi;

o. telaahan staf;

p. pengumuman;

q. laporan;

r. rekomendasi;

s. berita acara;

t. memo; dan

u. daftar hadir.

(2) Kepala UPT dinas/badan atas nama kepala dinas/badan menandatangani

naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat ketrangan;

c. surat perintah;

d. nota dinas;

e. berita acara; dan

f. daftar hadir.

Pasal 30

(1) Sekretaris SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan

surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

18

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat kuasa;

e. surat undangan;

f. nota dinas;

g. nota pengajuan konsep naskah dinas;

h. lembar disposisi;

i. telaahan staf;

j. laporan;

k. memo; dan

l. daftar hadir.

(2) Sekretaris SKPD atas nama kepala SKPD menandatangani naskah dinas

dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri

atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat undangan;

e. nota dinas;

f. nota pengajuan konsep naskah dinas;

g. laporan; dan

h. daftar hadir.

Pasal 31

(1) Kepala bagian, kepala bidang menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan

susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat perintah;

b. nota dinas;

c. nota pengajuan konsep naskah dinas;

d. lembar disposisi;

e. telaahan staf;

f. laporan; dan

g. daftar hadir.

(2) Kepala bagian, kepala bidang atas nama kepala SKPD menandatangani

naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam

pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. nota dinas; dan

e. daftar hadir.

 Pasal 32

19

(1) Kepala subbagian, kepala subbidang, kepala seksi menandatangani naskah

dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud Pasal 15 terdiri

atas:

a. nota dinas;

b. nota pengajuan konsep naskah dinas;

c. telaahan staf; dan

d. laporan.

(2) Kepala subbagian, kepala subbidang, kepala seksi, atas nama sekretaris,

kepala bagian, kepala bidang menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan

susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat perintah;

b. nota dinas; dan

c. daftar hadir.

Bagian Ketiga

Penandatanganan naskah dinas

di lingkungan pemerintah kabupaten/kota.

Pasal 33

(1) Bupati/Walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan

produk hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2) terdiri atas:

a. peraturan daerah;

b. peraturan bupati/walikota;

c. peraturan bersama bupati/walikota; dan

d. keputusan bupati/walikota.

(2) Bupati/Walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan

surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. instruksi;

b. surat edaran;

c. surat biasa;

d. surat keterangan;

e. surat perintah;

f. surat izin;

g. surat perjanjian;

h. surat perintah tugas;

i. surat kuasa;

j. surat undangan;

k. surat keterangan melaksanakan tugas;

l. surat panggilan;

m. nota dinas;

n. lembar disposisi;

o. pengumuman;

p. laporan;

q. rekomendasi;

r. telegram;

s. berita acara;

20

t. memo;

u. piagam;

v. sertifikat; dan

w. STTPP.

 Pasal 34

(1) Bupati/Walikota mendelegasikan penandatanganan perizinan dibidang

pelayanan yang bersifat lintas sektor kepada SKPD yang membidangi

pelayanan perizinan terpadu.

(2) Penyelenggaraan perizinan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) secara

fungsional tetap menjadi tanggung jawab SKPD yang bersangkutan.

Pasal 35

(1) Wakil Bupati/Wakil Walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan

susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat izin;

e. surat perintah tugas;

f. surat keterangan melaksanakan tugas;

g. nota dinas;

h. lembar disposisi;

i. telaahan staf;

j. laporan;

k. rekomendasi; dan

l. memo.

(2) Wakil Bupati/Wakil Walikota atas nama bupati/walikota menandatangani

naskah dinas meliputi:

a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan; dan

b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15

terdiri atas:

1. surat edaran;

2. surat biasa;

3. surat keterangan;

4. surat perintah;

5. surat izin;

6. surat perintah tugas;

7. surat keterangan melaksanakan tugas;

8. nota dinas;

9. lembar disposisi;

10. pengumuman;

11. telegram;

12. berita acara;

21

13. piagam; dan

14. sertifikat.

Pasal 36

(1) Sekretaris daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan

surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat izin;

e. surat perjanjian;

f. surat perintah tugas;

g. surat perintah perjalanan dinas;

h. surat kuasa;

i. surat undangan;

j. surat keterangan melaksanakan tugas;

k. surat panggilan;

l. nota dinas;

m. nota pengajuan konsep naskah dinas;

n. lembar disposisi;

o. telaahan staf;

p. pengumuman;

q. laporan;

r. rekomendasi;

s. surat pengantar;

t. lembaran daerah;

u. berita daerah;

v. berita acara;

w. notulen;

x. memo;

y. daftar hadir; dan

z. sertifikat.

(2) Sekretaris daerah atas nama bupati/walikota menandatangani naskah dinas

yang meliputi:

a. dalam bentuk dan susunan produk hukum berupa keputusan bupati/walikota; dan

b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

1. surat edaran;

2. surat biasa;

3. surat keterangan;

4. surat perintah;

5. surat izin;

6. surat perjanjian;

7. surat perintah tugas;

8. surat undangan;

9. surat keterangan melaksanakan tugas;

10. surat panggilan;

11. nota dinas;

12. pengumuman;

13. telegram;

14. berita acara;

15. piagam;

16. sertifikat; dan

17. STTPP.

Pasal 37

(1) Asisten menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. nota dinas;

b. nota pengajuan konsep naskah dinas;

c. lembar disposisi;

d. telaahan staf;

e. laporan;

f. surat pengantar;

g. motulen; dan

h. memo.

(2) Asisten atas nama sekretaris daerah menandatangani naskah dinas bentuk dan

susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat perintah tugas;

e. surat perintah perjalanan dinas;

f. surat undangan;

g. surat panggilan;

h. nota dinas;

i. nota pengajuan konsep naskah dinas;

j. laporan;

k. surat pengantar; dan

l. daftar hadir.

Pasal 38

Staf ahli menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. nota pengajuan konsep naskah dinas;

b. telaahan staf; dan

c. laporan.

23

Pasal 39

(1) Kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat izin;

e. surat perjanjian;

f. surat perintah tugas;

g. surat perintah perjalanan dinas;

h. surat kuasa;

i. surat undangan;

j. surat keterangan melaksanakan tugas;

k. surat panggilan;

l. nota dinas;

m. nota pengajuan konsep naskah dinas;

n. lembar disposisi;

o. telaahan staf;

p. pengumuman;

q. laporan;

r. rekomendasi;

s. berita acara;

t. memo;

u. daftar hadir; dan

v. sertifikat.

(2) Kepala SKPD atas nama bupati/walikota menandatangani naskah dinas yang

meliputi:

a. dalam bentuk dan susunan produk hukum berupa Keputusan

bupati/walikota; dan

b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15

terdiri atas:

1. surat biasa;

2. surat keterangan;

3. surat perintah;

4. surat undangan; dan

5. sertifikat.

(3) Kepala badan pendidikan dan pelatihan selaku kepala SKPD atas nama

bupati/walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat undangan;

c. pengumuman;

d. laporan;

e. telegram;

24

f. piagam;

g. sertifikat; dan

h. STTPP.

 Pasal 40

(1) Sekretaris DPRD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan

surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat izin;

e. surat perjanjian;

f. surat perintah tugas;

g. surat perintah perjalanan dinas;

h. surat kuasa;

i. surat undangan;

j. surat keterangan melaksanakan tugas;

k. surat panggilan;

l. nota dinas;

m. nota pengajuan konsep naskah dinas;

n. lembar disposisi;

o. telaahan staf;

p. pengumuman;

q. laporan;

r. rekomendasi;

s. berita acara;

t. memo; dan

u. daftar hadir.

(2) Sekretaris DPRD atas nama bupati/walikota menandatangani naskah dinas

meliputi:

a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan bupati/walikota, dan

b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15

terdiri atas:

1. surat biasa;

2. surat keterangan; dan

3. surat perintah.

Pasal 41

(1) Kepala UPT dinas/badan menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan

susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat perintah;

c. surat perjanjian;

d. surat perintah tugas;

25

e. surat perintah perjalanan dinas;

f. surat kuasa;

g. surat undangan;

h. surat keterangan melaksanakan tugas;

i. surat panggilan;

j. nota dinas;

k. nota pengajuan konsep naskah dinas;

l. lembar disposisi;

m. telaahan staf;

n. pengumuman;

o. laporan;

p. rekomendasi;

q. berita acara;

r. memo; dan

s. daftar hadar.

(2) Kepala UPT dinas/badan atas nama kepala dinas/badan menandatangani

naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. nota dinas; dan

e. daftar hadir.

Pasal 42

(1) Sekretaris menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat kuasa;

e. surat undangan;

f. nota dinas;

g. nota pengajuan konsep naskah dinas;

h. lembar disposisi;

i. telaahan staf;

j. laporan;

k. memo; dan

l. daftar hadir.

(2) Sekretaris atas nama kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam

bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. nota dinas; dan

26

e. daftar hadir.

 

Pasal 43

(1) Camat menandatangani naskah dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat izin;

e. surat perjanjian;

f. surat perintah tugas;

g. surat perintah perjalanan dinas;

h. surat kuasa;

i. surat undangan;

j. surat keterangan melaksanakan tugas;

k. surat panggilan;

l. nota dinas;

m. nota pengajuan konsep naskah dinas;

n. lembar disposisi;

o. telaahan staf;

p. pengumuman;

q. laporan;

r. rekomendasi;

s. berita acara;

t. memo; dan

u. daftar hadir.

(2) Camat atas nama bupati/walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk

dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah; dan

d. surat undangan.

Pasal 44

(1) Kepala bagian, kepala bidang menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan

susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat perintah;

b. nota dinas;

c. nota pengajuan konsep naskah dinas;

d. lembar disposisi;

e. telaahan staf;

f. laporan; dan

g. daftar hadir.

27

 (2) Kepala bagian, kepala bidang atas nama kepala SKPD menandatangani

naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam

pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. nota dinas; dan

e. daftar hadir.

Pasal 45

(1) Lurah menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah;

d. surat izin;

e. surat perjanjian;

f. surat perintah tugas;

g. surat perintah perjalanan dinas;

h. surat kuasa;

i. surat undangan;

j. surat keterangan melaksanakan tugas;

k. surat panggilan;

l. nota dinas;

m. nota pengajuan konsep naskah dinas;

n. lembar disposisi;

o. telaahan staf;

p. pengumuman;

q. laporan;

r. rekomendasi;

s. berita daerah;

t. berita acara;

u. memo; dan

v. daftar hadir.

(2) Lurah atas nama camat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan

susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat biasa;

b. surat keterangan;

c. surat perintah; dan

d. surat undangan.

Pasal 46

(1) Kepala subbagian, kepala subbidang, kepala seksi menandatangani naskah

dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud Pasal 15 terdiri

atas:

a. nota dinas;

28

b. nota pengajuan konsep naskah dinas;

c. telaahan staf; dan

d. laporan.

(2) Kepala subbagian, kepala subbidang, kepala seksi, atas nama sekretaris,

kepala bagian, kepala bidang menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan

susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:

a. surat perintah;

b. nota dinas; dan

c. daftar hadir.

Bagian Keempat

 Pendelegasian Penandatanganan Naskah Dinas

Pasal 47

(2) Ketentuan mengenai pendelegasian penandatanganan naskah dinas diatur

dalam peraturan gubernur atau peraturan bupati/walikota.

(3) Pelaksanaan pendelegasian penandatanganan naskah dinas ditetapkan

dengan keputusan gubernur atau keputusan bupati/walikota.

Bagian Kelima

Penggunaan Tinta untuk Naskah Dinas

Pasal 48

(1) Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam.

(2) Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf naskah dinas

berwarna biru tua.

(3) Tinta yang dipergunakan untuk keperluan keamanan naskah dinas berwarna

merah.

BAB VI

STEMPEL

Bagian Kesatu

Jenis

Pasal 49

Jenis stempel untuk naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah terdiri atas:

a. stempel jabatan; dan

b. stempel perangkat daerah.

Pasal 50

(1) Stempel jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf a, stempel

jabatan gubernur dan bupati/walikota.

29

(2) Stempel jabatan gubernur dan bupati/walikota sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) berisi nama jabatan dan menggunakan lambang negara dengan

pembatas tanda bintang.

Pasal 51

Stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b, terdiri

atas:

a. stempel SKPD dan atau lembaga lain;

b. stempel SKPD untuk keperluan tertentu; dan

c. stempel UPT.

Bagian Kedua

Bentuk, Ukuran dan Isi

Pasal 52

Stempel jabatan gubernur dan bupati/walikota, stempel perangkat daerah

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 berbentuk lingkaran.

Pasal 53

Ukuran stempel jabatan, stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 49 meliputi :

a. ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel perangkat

daerah adalah 4 cm;

b. ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan perangkat daerah

adalah 3,8 cm;

c. ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan perangkat daerah

adalah 2,7 cm; dan

d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam maksimal 1 cm.

Pasal 54

(1) Ukuran stempel SKPD untuk keperluan tertentu sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 51 huruf b, meliputi :

a. ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel

perangkat daerah adalah 1,8 cm;

b. ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan stempel

perangkat daerah adalah 1,7 cm;

c. ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan stempel

perangkat daerah adalah 1,2 cm; dan

d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam maksimal

0,5 cm.

(2) Stempel perangkat daerah untuk keperluan tertentu sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dipergunakan untuk kartu tanda penduduk, kartu pegawai, tanda

pengenal, asuransi kesehatan dan sejenisnya.

Pasal 55

 (1) Stempel jabatan berisi nama jabatan dan menggunakan lambang negara

dengan pembatas tanda bintang.

30

(2) Stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 huruf a dan

huruf b berisi nama pemerintah provinsi atau kabupaten/kota, nama SKPD

yang bersangkutan.

(3) Stempel UPT sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 huruf c, berisi nama

pemerintah provinsi atau kabupaten/kota, nama SKPD dan nama UPT yang

bersangkutan.

Bagian ketiga

Penggunaan

Pasal 56

(1) Pejabat yang berhak menggunakan stempel jabatan sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 49 huruf a, gubernur dan bupati/walikota, wakil gubernur dan wakil

bupati/wakil walikota.

(2) Pejabat yang berhak menggunakan stempel perangkat daerah sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 49 huruf b, kepala SKPD, kepala lembaga lainnya,

kepala UPT atau pejabat yang diberi wewenang.

Pasal 57

 (1) Perangkat daerah provinsi yang berhak menggunakan stempel perangkat

daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b meliputi:

a. sekretariat daerah;

b. sekretariat DPRD;

c. dinas daerah;

d. lembaga teknis daerah; dan

e. lembaga lainnya.

(2) Perangkat daerah kabupaten/kota yang berhak menggunakan stempel

perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b meliputi:

a. sekretariat daerah;

b. sekretariat DPRD;

c. dinas daerah;

d. lembaga teknis daerah;

e. kecamatan;

f. kelurahan; dan

g. lembaga lainnya.

Pasal 58

Stempel untuk naskah dinas menggunakan tinta berwarna ungu dan dibubuhkan

pada bagian kiri tandatangan pejabat yang menandatangani naskah dinas.

Bagian Keempat

 Kewenangan Pemegang dan Penyimpan Stempel

Pasal 59

(1) Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel jabatan untuk naskah dinas

dilakukan oleh unit yang membidangi urusan ketatausahaan pada sekretariat

daerah.

31

(2) Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel perangkat daerah dilakukan

oleh unit yang membidangi urusan ketatausahaan pada setiap SKPD.

(3) Unit yang membidangi urusan ketatausahaan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) dan ayat (2) bertanggung jawab atas penggunaan stempel.

(4) Penunjukan pejabat pemegang dan penyimpan stempel sebagaimana

dimaksud pada ayat (3) ditetapkan dengan Keputusan kepala SKPD.

Bagian kelima

Pengamanan

Pasal 60

(1) Untuk pengamanan stempel naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah,

menggunakan kode.

(2) Ketentuan lebih lanjut mengenai standarisasi kode pengamanan stempel

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur tersendiri oleh gubernur,

bupati/walikota.

BAB VII

KOP NASKAH DINAS

Bagian Kesatu

Jenis

Pasal 61

Jenis kop naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah terdiri atas:

a. kop naskah dinas jabatan; dan

b. kop naskah dinas perangkat daerah.

 

 Bagian Kedua

 Bentuk dan Isi

 Pasal 62

(1) Kop naskah dinas jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 61 huruf a,

untuk gubernur/wakil gubernur, bupati/wakil bupati dan walikota/wakil walikota

menggunakan:

a. lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian tengah

atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum;

b. lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian tengah

atas serta alamat nomor telepon, nomor faksimile, web site, e-mail dan

kode pos ditempatkan dibagian tengah bawah untuk naskah dinas dalam

bentuk dan susunan surat.

(2) Kop naskah dinas perangkat daerah provinsi memuat sebutan pemerintah

provinsi, nama satuan kerja perangkat daerah, alamat, nomor telepon, nomor

faksimile, web site, e-mail dan kode pos.

(3) Kop naskah dinas perangkat daerah kabupaten/kota memuat sebutan

pemerintah kabupaten/kota, nama satuan kerja perangkat daerah, alamat,

nomor telepon, nomor faksimile, webite, e-mail dan kode pos.

32

(4) Kop naskah dinas kecamatan memuat sebutan pemerintah kabupaten/kota,

nama kecamatan, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, webite, e-mail dan

kode pos.

(5) Kop naskah dinas kelurahan memuat sebutan pemerintah kabupaten/kota,

nama kecamatan, kelurahan, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, webite,

e-mail dan kode pos.

Paragraf Ketiga

Penggunaan

Pasal 63

(1) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 ayat (1), digunakan

untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh gubernur dan bupati/walikota dan

wakil Gubernur dan bupati/wakil walikota.

(2) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 ayat (2) dan ayat

(3), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh kepala SKPD

provinsi dan kabupaten/kota yang bersangkutan, lembaga lainnya atau pejabat

lain yang ditunjuk.

(3) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 ayat (4), digunakan

untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh camat yang bersangkutan atau

pejabat lain yang ditunjuk.

(4) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 ayat (5), digunakan

untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh lurah yang bersangkutan atau

pejabat lain yang ditunjuk.

Pasal 64

Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 ayat (2) dan ayat (3)

digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh staf ahli gubernur dan staf

ahli bupati/walikota.

BAB VIII

SAMPUL NASKAH DINAS

Bagian Kesatu

Jenis

Pasal 65

Jenis sampul naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah terdiri atas:

a. sampul naskah dinas jabatan; dan

b. sampul naskah dinas perangkat daerah.

Bagian Kedua

Bentuk, Ukuran dan Isi

Pasal 66

Sampul naskah dinas jabatan dan sampul naskah dinas perangkat daerah

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 berbentuk empat persegi panjang.

33

Pasal 67

 (1) Ukuran sampul naskah dinas jabatan dan sampul naskah dinas perangkat

daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 meliputi:

a. sampul kantong dengan ukuran panjang 41 cm dan lebar 30 cm;

b. sampul folio/map dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 25 cm;

c. sampul setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 18 cm; dan

d. sampul seperempat folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 14 cm.

(2) Jenis kertas sampul naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

menggunakan kertas casing dengan warna:

a. putih untuk sampul naskah dinas jabatan sebagaimana dimaksud Pasal 65

huruf a; dan

b. coklat untuk sampul naskah dinas perangkat daerah sebagaimana

dimaksud Pasal 65 huruf b.

Pasal 68

(1) Sampul naskah dinas jabatan berisi lambang negara berwarna kuning emas

dan nama jabatan dan alamat, nomor telepon, faksimile, e-mail, website dan

kode pos dibagian tengah atas.

(2) Sampul perangkat daerah berisi nama pemerintah provinsi atau

kabupaten/kota, nama SKPD yang bersangkutan, alamat, nomor telepon,

faksimile, e-mail, website dan kode pos dibagian tengah atas.

(3) Sampul UPT berisi nama pemerintah provinsi atau kabupaten/kota, nama

SKPD dan UPT yang bersangkutan dan alamat, nomor telepon, faksimile, email, website dan kode pos dibagian tengah atas.

BAB IX

PAPAN NAMA

Bagian Kesatu

Jenis

Pasal 69

Jenis papan nama di lingkungan pemerintah daerah terdiri atas:

a. papan nama kantor gubernur, bupati/walikota; dan

b. papan nama perangkat daerah.

Bagian Kedua

Bentuk, Ukuran, Isi

Pasal 70

Papan nama di lingkungan pemerintah daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal

69 berbentuk empat persegi panjang.

Pasal 71

34

Ukuran papan nama di lingkungan pemerintah daerah sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 70 disesuaikan dengan besar bangunan.

Pasal 72

(1) Papan nama di lingkungan pemerintah daerah sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 69 huruf a berisi tulisan kantor gubernur, bupati/walikota, alamat, nomor

telepon dan kode pos.

(2) Papan nama di lingkungan pemerintah daerah sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 69 huruf b berisi tulisan pemerintah provinsi atau kabupaten/kota dan

nama SKPD yang bersangkutan, alamat, nomor telepon serta kode pos.

(3) Jenis bahan dasar, warna, besar huruf papan nama kantor gubernur, kantor

bupati/walikota, perangkat daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan

ayat (2) diatur oleh gubernur dan bupati/walikota.

Bagian Ketiga

Penempatan

Pasal 73

Papan nama kantor, perangkat daerah ditempatkan pada tempat yang strategis,

mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk bangunannya.

Pasal 74

Bagi beberapa kantor, SKPD yang berada di bawah satu atap atau satu komplek,

dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua nama SKPD.

BAB X

 PERUBAHAN, DAN PENCABUTAN

Pasal 75

(1) Perubahan dan pencabutan naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam bab

ini dilakukan dengan bentuk dan susunan naskah dinas yang sejenis.

(2) Pejabat yang menandatangani naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) dilakukan oleh pejabat yang menetapkan, mengeluarkan atau pejabat

diatasnya.

BAB XI

PELAPORAN

Pasal 76

(1) Bupati/walikota melaporkan pelaksanaan naskah dinas di lingkungan

pemerintah kabupaten/kota kepada gubernur.

(2) Gubernur melaporkan pelaksanaan naskah dinas di lingkungan pemerintah

provinsi dan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan naskah dinas di

lingkungan pemerintah kabupaten/kota kepada Menteri Dalam Negeri.

35

BAB XII

PEMBINAAN DAN PENGAWASAN

 

Pasal 77

(1) Menteri Dalam Negeri melakukan pembinaan dan pengawasan atas

penyelenggaraan naskah dinas di lingkungan pemerintah provinsi dan

kabupaten/ kota.

(2) Gubernur melakukan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan naskah

dinas di lingkungan pemerintah kabupaten/kota.

BAB XIII

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 78

(1) Penyelenggaraan naskah dinas di lingkungan pemerintah provinsi dan

kabupaten/kota diatur lebih lanjut dengan peraturan gubernur dan peraturan

bupati/walikota.

(2) Peraturan gubernur dan peraturan bupati/walikota sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) ditetapkan paling lambat 1 (satu) tahun sejak ditetapkan

Peraturan Menteri ini.

Pasal 79

Bentuk dan susunan naskah dinas, penempatan a.n, u.b, u.p, Plt, Plh dan Pj, paraf,

bentuk, ukuran dan isi stempel, kop naskah dinas, sampul naskah dinas dan papan

nama sebagaimana dimaksud dalam bab III, bab IV, bab V, bab VI, bab VII, bab VIII,

dan bab IX tercantum dalam lampiran Peraturan Menteri ini

 Pasal 80

Dengan ditetapkannya Peraturan Menteri ini, maka:

1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata

Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi, sebagaimana telah diubah

dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 10 Tahun 2008 tentang

Perubahan Pertama Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005

tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi; dan

2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata

Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota sebagaimana telah

diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 2008 tentang

Perubahan Pertama Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2005

tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah

Kabupaten/Kota, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 81

 Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

36

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 13 Nopember 2009

MENTERI DALAM NEGERI,

 ttd

 GAMAWAN FAUZI

Salinan sesuai dengan aslinya

KEPALA BIRO HUKUM

 P E R W I R A

ilustrasi/juraganberdesa