[CATAT] Ternyata Ukuran Kertas Untuk Surat Menyurat di Desa Sudah Ditentukan, Ini Peraturannya!
Mediabritarakyat -Ternyata kalau kita bekerja di instansi pemerintahan baik pemerintah pusat, daerah ataupun yang terbawah yakni Desa, ada satu hal yang sering luput dari pengamatan dalam bekerja.
Memang hal yang satu ini menurut sebagian orang tidak terlalu penting, sederhana tapi penting karena ada hubungan dengan setiap kegiatan yang dilaksanakan, yaitu tentang standar ukuran kertas.
Berbicara pada sebuah instansi, apalagi pemerintahan memang sudah ada aturan tentang standar format surat, kuitansi, dan dokumen resmi lainnya, namun ternyata setelah membaca aturan tersebut disebutkan apa standar ukuran kertas yang dipakai serta surat yang dibuat.
Seperti halnya diatur pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah(DonloD Disini)
Seperti dala pasal 11 disitu disebutkan bahwa ukuran kertas, berat kertas, jenis huruf, dan ukuran huruf sudah dijelaskan di Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tersebut.
Berikut penjelasannya ;
Pasal 11
Penggunaan kertas surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6
huruf e, sebagai
berikut:
- a. kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram;
- b. penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk
- jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan
- dalam waktu lama;
- c. penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah
- berwarna dicetak di atas kertas 80 gram;
- d. ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330
- mm);
- e. ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan laporan adalah A4 (210
- x 297 mm); dan
- f. ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165 x 215 mm).
Demikian sedikit sekali penjelasan tentang ukuran dan jenis kertas yang dapat disampaikan. Semoga bermanfaat terimakasih.
DonloD PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR 54 TAHUN 2009
PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR 54 TAHUN 2009
TENTANG
TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH DAERAH
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
MENTERI DALAM NEGERI,
Menimbang :
- a. bahwa dalam rangka efisiensi dan efektifitas administrasi penyelenggaraan pemerintahan daerah, perlu penyeragamantata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah;
- b. bahwa Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 10 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan PemerintahKabupaten/Kota sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2005tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota tidak sesuai lagi dengan perkembangan keadaan, sehingga perlu diganti;
- c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksuddalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah;
Mengingat :
1. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4389);
2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437), sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan 2 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844);
3. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 176);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 1971, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1636);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741);
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan:
1. Pemerintahan daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh pemerintah daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip negara kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
2. Pemerintah daerah adalah pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
3. Kepala daerah adalah gubernur dan bupati/walikota.
4. Wakil kepala daerah adalah wakil gubernur dan wakil
bupati/wakil walikota.
5. Sekretaris daerah adalah sekretaris daerah provinsi dan
kabupaten/kota.
6. Perangkat daerah adalah unsur pembantu kepala daerah dalam penyelenggaraan pemerintah daerah yang terdiri dari sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan, kelurahan dan lembaga lain.
7. Satuan kerja perangkat daerah selanjutnya disingkat SKPD adalah satuan kerja perangkat daerah provinsi dan kabupaten/kota.
8. Satuan kerja perangkat daerah provinsi selanjutnya disebut SKPD provinsi adalah sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah dan lembaga lain.
9. Satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota selanjutnya disebut SKPD kabupaten/kota adalah sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan, kelurahan dan lembaga lain.
10. Unit pelaksana teknis selanjutnya disebut UPT adalah unsur pelaksana teknis operasional dinas atau badan untuk melaksanakan sebagian urusan dinas atau badan.
11. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
12. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan pemerintah daerah.
13. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas.
14. Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu
jabatan atau SKPD.
15. Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas.
16. Kop sampul naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian atas sampul naskah.
17. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu
jabatan.
18. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya.
19. Mandat adalah pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat.
20. Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan tanggungjawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya.
21. Peraturan daerah adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum, yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh kepala daerah setelah mendapat persetujuan bersama Dewan Perwakilan Rakyat Daerah untuk mengatur urusan otonomi daerah dan tugas pembantuan.
22. Peraturan gubernur adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh gubernur.
23. Peraturan bupati/walikota adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh bupati/walikota.
24. Peraturan bersama adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh dua atau lebih kepala daerah.
25. Keputusan gubernur adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final.
26. Keputusan bupati/walikota adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan konkrit, individual, dan final.
27. Keputusan kepala SKPD adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final.
28. Instruksi gubernur adalah naskah dinas yang berisikan perintah dari gubernur kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan.
29. Instruksi bupati/walikota adalah naskah dinas yang berisikan perintah dari bupati/walikota kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan.
30. Surat edaran adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
31. Surat biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
32. Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal.
33. Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaaan tertentu.
34. Surat izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
35. Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
36. Surat perintah tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
37. Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas.
38. Surat kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
39. Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan.
40. Surat keterangan melaksanakan Tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pernyataan bahwa seorang pegawai telah menjalankan tugas.
41. Surat panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap.
42. Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan.
43. Nota pengajuan konsep naskah dinas adalah naskah dinas untuk menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan.
44. Lembar disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan.
45. Telaahan staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saran-saran secara sistematis.
46. Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pemberitahuan yang bersifat umum.
47. Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan.
48. Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.
49. Surat pengantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang yang berfungsi sebagai tanda terima.
50. Telegram adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi hal tertentu yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.
51. Lembaran daerah adalah naskah dinas untuk mengundangkan peraturan daerah.
52. Berita daerah adalah naskah dinas untuk mengundangkan peraturan kepala daerah.
53. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal yang ditanda tangani oleh para pihak.
54. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses
sidang atau rapat.
55. Memo adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi catatan tertentu.
56. Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang.
57. Piagam adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan.
58. Surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan disingkat STTPP adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah lulus pendidikan dan pelatihan tertentu.
59. Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan tertentu.
60. Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah
dinas.
61. Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas sejak ditetapkan pencabutan tersebut.
62. Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan.
BAB II
TATA NASKAH DINAS
Pasal 2
Asas tata naskah dinas terdiri atas:
a. asas efisien dan efektif;
b. asas pembakuan;
c. asas akuntabilitas;
d. asas keterkaitan;
e. asas kecepatan dan ketepatan; dan
f. asas keamanan.
Pasal 3
(1) Asas efisien dan efektif sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 2 huruf a,
dilakukan melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan
ruang atau
lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam
penggunaan bahasa
Indonesia yang baik, benar dan lugas.
(2) Asas pembakuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf
b, dilakukan
melalui tatacara dan bentuk yang telah dibakukan.
(3) Asas akuntabilitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2
huruf c, yaitu
penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat
dipertanggungjawabkan dari
segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan dan
dokumentasi.
(4) Asas keterkaitan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2
huruf d, yaitu tata
naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem.
(5) Asas kecepatan dan ketepatan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 2 huruf e,
yaitu tata naskah dinas diselenggarakan tepat waktu dan
tepat sasaran.
(6) Asas keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf
f, yaitu
penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi.
Pasal 4
Prinsip-prinsip penyelenggaraan naskah dinas terdiri atas:
a. ketelitian;
b. kejelasan;
c. singkat dan padat;dan
d. logis dan meyakinkan;
Pasal 5
(1) Prinsip ketelitian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf a,
diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk,
susunan pengetikan, isi,
struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan didalam
pengetikan.
(2) Prinsip kejelasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf b,
diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik
dan materi
dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat.
(3) Prinsip singkat dan padat sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 4 huruf c,
diselenggarakan dengan menggunakan bahasa Indonesia yang
baik dan benar.
7
(4) Prinsip logis dan meyakinkan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 4 huruf d,
diselenggarakan secara runtut dan logis dan meyakinkan serta
struktur kalimat
harus lengkap dan efektif.
Pasal 6
Penyelenggaraan naskah dinas dilaksanakan sebagai berikut:
a. pengelolaan surat masuk;
b. pengelolaan surat keluar;
c. tingkat Keamanan;
d. kecepatan proses;
e. penggunaan kertas surat;
f. pengetikan sarana administrasi dan komunikasi
perkantoran; dan
g. warna dan kualitas kertas.
Pasal 7
Pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6
huruf a, dilakukan
melalui:
a. Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima
melalui tahapan:
1. diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta
didistribusikan ke unit
pengelola;
2. unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
surat dan arahan
pimpinan; dan
3. surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha.
b. copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan
kepada yang
berhak.
c. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme
dari tingkat pimpinan
tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang
berwenang.
Pasal 8
Pengelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6
huruf b, dilakukan
melalui tahapan:
a. konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi
sesuai tugas dan
kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit tata
usaha dalam
rangka pengendalian;
b. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang diberi
nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing
satuan
kerja perangkat daerah;
c. surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib
segera dikirim; dan
d. surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha.
Pasal 9
Tingkat keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c,
dilakukan dengan
mencantumkan kode pada sampul naskah dinas sebagai berikut:
a. surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang
materi dan sifatnya
memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya
dengan rahasia
negara, keamanan dan keselamatan negara.
8
b. surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi
dan sifatnya memiliki
tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian
negara, disintegrasi
bangsa.
c. surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat
keamanan isi surat perlu
mendapat perhatian penerima surat.
d. surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang
materi dan sifatnya memiliki
tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya
jalannya
pemerintahan dan pembangunan.
e. surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan
sifatnya biasa namun
tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.
Pasal 10
Kecepatan proses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d,
sebagai berikut:
a. amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah
surat diterima;
b. segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat
diterima;
c. penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat
diterima; dan
d. biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja setelah
surat diterima.
Pasal 11
Penggunaan kertas surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6
huruf e, sebagai
berikut:
a. kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80
gram;
b. penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain,
hanya terbatas untuk
jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu
dan nilai kegunaan
dalam waktu lama;
c. penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas
atau logo daerah
berwarna dicetak di atas kertas 80 gram;
d. ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah
Folio/F4 (215 x 330
mm);
e. ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan
laporan adalah A4 (210
x 297 mm); dan
f. ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165
x 215 mm).
Pasal 12
Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran
dimaksud dalam Pasal
6 huruf f, sebagai berikut:
a. penggunaan jenis huruf pica;
b. arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan; dan
c. spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.
Pasal 13
Warna dan kualitas kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6
huruf g, berwarna
putih dengan kualitas baik.
9
BAB III
NASKAH DINAS
Bagian Kesatu
Bentuk Dan Susunan
Pasal 14
(1) Bentuk dan susunan naskah dinas produk hukum di
lingkungan pemerintah
provinsi, terdiri atas:
a. peraturan daerah;
b. peraturan gubernur;
c. peraturan bersama gubernur; dan
d. keputusan gubernur.
(2) Bentuk dan susunan naskah dinas produk hukum di
lingkungan pemerintah
kabupaten/kota, terdiri atas:
a. peraturan daerah;
b. peraturan bupati/walikota;
c. peraturan bersama bupati/walikota; dan
d. keputusan bupati/walikota;
Pasal 15
Bentuk dan susunan naskah dinas surat di lingkungan
pemerintah daerah, terdiri
atas:
a. instruksi;
b. surat edaran;
c. surat biasa;
d. surat keterangan;
e. surat perintah;
f. surat izin;
g. surat perjanjian;
h. surat perintah tugas;
i. surat perintah perjalanan dinas;
j. surat kuasa;
k. surat undangan;
l. surat keterangan melaksanakan tugas;
m. surat panggilan;
n. nota dinas;
o. nota pengajuan konsep naskah dinas;
p. lembar disposisi;
q. telaahan staf;
r. pengumuman;
s. laporan;
t. rekomendasi;
u. surat pengantar;
v. telegram;
10
w. lembaran daerah;
x. berita daerah;
y. berita acara;
z. notulen;
aa. memo;
ab. daftar hadir;
ac. piagam;
ad. sertifikat; dan
ae. STTPP.
BAB IV
PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN
ATAS NAMA, UNTUK
BELIAU, PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN
DAN PENJABAT
Pasal 16
(1) Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan
wewenang dalam
hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat
dibawahnya.
(2) Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis
pelimpahan wewenang dalam
hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat
dibawahnya.
(3) Tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan
ayat (2) tetap
berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat
yang
menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan
kepada
pejabat yang melimpahkan wewenang.
Pasal 17
(1) Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat
sementara pada jabatan
tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan
naskah
dinas, karena pejabat definitif belum dilantik.
(2) Plt sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan
keputusan kepala
SKPD atau keputusan gubernur atau keputusan bupati/walikota
dan berlaku
paling lama 1 (satu) tahun.
(3) Plt sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab
atas naskah dinas
yang dilakukannya.
Pasal 18
(1) Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan
pejabat sementara pada
jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang
penandatanganan
naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan
sementara.
(2) Plh sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan
keputusan kepala
SKPD atau keputusan gubernur atau keputusan bupati/walikota
dan berlaku
paling lama 3 (tiga) bulan.
(3) Plh sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
mempertanggungjawabkan
pelaksanaan atas naskah dinas yang dilakukannya kepada
pejabat definitif.
11
Pasal 19
(1) Penjabat yang disingkat Pj. merupakan pejabat sementara
untuk jabatan
gubernur, bupati dan walikota.
(2) Penjabat sebagaimana pada ayat (1) melaksanakan tugas
pemerintahan pada
daerah tertentu sampai dengan pelantikan pejabat definitif.
BAB V
PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN,
DAN PENGGUNAAN TINTA UNTUK NASKAH DINAS
Bagian Kesatu
Paraf
Pasal 20
(1) Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih
dahulu diparaf.
(2) Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum
sebelum
ditandatangani terlebih dahulu diparaf pada setiap lembar.
(3) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2)
dilakukan oleh pejabat
terkait secara horizontal dan vertikal.
(4) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2)
merupakan tanda
tangan singkat sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan
materi,
substansi, redaksi dan pengetikan naskah dinas.
(5) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (4) meliputi:
a. paraf hierarki; dan
b. paraf koordinasi.
Bagian Kedua
Penulisan Nama
Pasal 21
(1) Penulisan nama gubernur, wakil gubernur, bupati, wakil
bupati, walikota, wakil
walikota pada naskah dinas:
a. dalam bentuk dan susunan produk hukum tidak menggunakan
gelar; dan
b. dalam bentuk dan susunan surat menggunakan gelar.
(2) Penulisan nama pejabat selain yang dimaksud pada ayat
(1) menggunakan
gelar, nomor induk pegawai dan pangkat
Bagian Ketiga
Penandatanganan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Provinsi
Pasal 22
(1) Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan produk
hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (1) terdiri
atas:
a. peraturan daerah;
b. peraturan gubernur;
c. peraturan bersama gubernur; dan
12
d. keputusan gubernur.
(2) Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. instruksi;
b. surat edaran;
c. surat biasa;
d. surat keterangan;
e. surat perintah;
f. surat izin;
g. surat perjanjian;
h. surat perintah tugas;
i. surat kuasa;
j. surat undangan;
k. surat keterangan melaksanakan tugas;
l. surat panggilan;
m. nota dinas;
n. lembar disposisi;
o. pengumuman;
p. laporan;
q. rekomendasi;
r. telegram;
s. berita acara;
t. memo;
u. piagam;
v. sertifikat; dan
w. STTPP.
Pasal 23
(1) Wakil gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk
dan susunan
surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat izin;
e. surat perintah tugas;
f. surat keterangan melaksanakan tugas;
g. nota dinas;
h. lembar disposisi;
i. telaahan staf;
j. laporan;
k. rekomendasi; dan
l. memo.
13
(2) Wakil gubernur atas nama gubernur menandatangani naskah
dinas yang
meliputi:
a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan gubernur;
dan
b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 15
terdiri atas:
1. surat edaran;
2. surat biasa;
3. surat keterangan;
4. surat perintah;
5. surat izin;
6. surat perintah tugas;
7. surat keterangan melaksanakan tugas;
8. nota dinas;
9. lembar disposisi;
10. pengumuman;
11. telegram;
12. berita acara;
13. piagam; dan
14. sertifikat.
Pasal 24
(1) Sekretaris daerah
menandatangani naskah dinas yang dalam bentuk dan
susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri
atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat izin;
e. surat perjanjian;
f. surat perintah tugas;
g. surat perintah perjalanan dinas;
h. surat kuasa;
i. surat undangan;
j. surat keterangan melaksanakan tugas;
k. surat panggilan;
l. nota dinas;
m. nota pengajuan konsep naskah dinas;
n. lembar disposisi;
o. telaahan staf;
p. pengumuman;
q. laporan;
r. rekomendasi;
s. surat pengantar;
t. lembaran daerah;
u. berita daerah;
14
v. berita acara;
w. notulen;
x. memo;
y. daftar hadir; dan
z. sertifikat.
(2) Sekretaris daerah atas nama gubernur menandatangani
naskah dinas yang
meliputi:
a. dalam bentuk dan susunan produk hukum berupa keputusan
gubernur; dan
b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 15
terdiri atas:
1. surat edaran;
2. surat biasa;
3. surat keterangan;
4. surat perintah;
5. surat izin;
6. surat perjanjian;
7. surat perintah
tugas;
8. surat undangan;
9. surat keterangan
melaksanakan tugas;
10. surat panggilan;
11. nota dinas;
12. pengumuman;
13. telegram;
14. berita acara;
15. piagam;
16. sertifikat; dan
17. STTPP.
Pasal 25
(1) Asisten menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. sota dinas;
b. nota pengajuan konsep naskah dinas;
c. lembar disposisi;
d. telaahan staf;
e. laporan;
f. surat pengantar;
g. notulen; dan
h. memo.
(2) Asisten atas nama sekretaris daerah menandatangani
naskah dinas bentuk
dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15
terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat perintah tugas;
15
e. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
f. surat undangan;
g. surat panggilan;
h. nota dinas;
i. nota pengajuan konsep naskah dinas;
j. laporan;
k. surat pengantar; dan
l. daftar hadir.
Pasal 26
Staf ahli menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. nota pengajuan konsep naskah dinas;
b. telaahan staf; dan
c. laporan.
Pasal 27
(1) Kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat izin;
e. surat perjanjian;
f. surat perintah tugas;
g. surat perintah perjalanan dinas;
h. surat kuasa;
i. surat undangan;
j. surat keterangan melaksanakan tugas;
k. surat panggilan;
l. nota dinas;
m. nota pengajuan konsep naskah dinas;
n. lembar Disposisi;
o. telaahan staf;
p. pengumuman;
q. laporan;
r. rekomendasi;
s. berita acara;
t. memo;
u. daftar hadir; dan
v. sertifikat.
(2) Kepala SKPD atas nama gubernur menandatangani naskah
dinas yang
meliputi:
a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan gubernur;
dan
16
b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 15
terdiri atas:
1. surat biasa;
2. surat keterangan;
3. surat perintah;
4. surat undangan; dan
5. sertifikat.
(3) Kepala badan pendidikan dan pelatihan selaku kepala SKPD
atas nama
gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat undangan;
c. pengumuman;
d. telegram;
e. piagam;
f. sertifikat; dan
g. STTPP.
Pasal 28
(1) Sekretaris DPRD menandatangani naskah dinas dalam bentuk
dan susunan
surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat izin;
e. surat perjanjian;
f. surat perintah tugas;
g. surat perintah perjalanan dinas;
h. surat kuasa;
i. surat undangan;
j. surat keterangan melaksanakan tugas;
k. surat panggilan;
l. nota dinas;
m. nota pengajuan konsep naskah dinas;
n. lembar disposisi;
o. telaahan staf;
p. pengumuman;
q. laporan;
r. rekomendasi;
s. berita acara;
t. memo; dan
u. daftar hadir.
(2) Sekretaris DPRD atas nama gubernur menandatangani naskah
dinas meliputi:
a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan gubernur,
dan
17
b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 15
terdiri atas:
1. surat biasa;
2. surat keterangan;
3. surat perintah;
4. surat undangan; dan
5. sertifikat.
Pasal 29
(1) Kepala UPT dinas/badan menandatangani naskah dinas dalam
bentuk dan
susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri
atas:
a. instruksi;
b. surat edaran;
c. surat biasa;
d. surat perintah;
e. surat perjanjian;
f. surat perintah tugas;
g. surat perintah perjalanan dinas;
h. surat kuasa;
i. surat undangan;
j. surat keterangan melaksanakan tugas;
k. surat panggilan;
l. nota dinas;
m. nota pengajuan konsep naskah dinas;
n. lembar disposisi;
o. telaahan staf;
p. pengumuman;
q. laporan;
r. rekomendasi;
s. berita acara;
t. memo; dan
u. daftar hadir.
(2) Kepala UPT dinas/badan atas nama kepala dinas/badan
menandatangani
naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana
dimaksud dalam
Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat ketrangan;
c. surat perintah;
d. nota dinas;
e. berita acara; dan
f. daftar hadir.
Pasal 30
(1) Sekretaris SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk
dan susunan
surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
18
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat kuasa;
e. surat undangan;
f. nota dinas;
g. nota pengajuan konsep naskah dinas;
h. lembar disposisi;
i. telaahan staf;
j. laporan;
k. memo; dan
l. daftar hadir.
(2) Sekretaris SKPD atas nama kepala SKPD menandatangani
naskah dinas
dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 15 terdiri
atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat undangan;
e. nota dinas;
f. nota pengajuan konsep naskah dinas;
g. laporan; dan
h. daftar hadir.
Pasal 31
(1) Kepala bagian, kepala bidang menandatangani naskah dinas
dalam bentuk dan
susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri
atas:
a. surat perintah;
b. nota dinas;
c. nota pengajuan konsep naskah dinas;
d. lembar disposisi;
e. telaahan staf;
f. laporan; dan
g. daftar hadir.
(2) Kepala bagian, kepala bidang atas nama kepala SKPD
menandatangani
naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana
dimaksud dalam
pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. nota dinas; dan
e. daftar hadir.
Pasal 32
19
(1) Kepala subbagian, kepala subbidang, kepala seksi
menandatangani naskah
dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud
Pasal 15 terdiri
atas:
a. nota dinas;
b. nota pengajuan konsep naskah dinas;
c. telaahan staf; dan
d. laporan.
(2) Kepala subbagian, kepala subbidang, kepala seksi, atas
nama sekretaris,
kepala bagian, kepala bidang menandatangani naskah dinas
dalam bentuk dan
susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri
atas:
a. surat perintah;
b. nota dinas; dan
c. daftar hadir.
Bagian Ketiga
Penandatanganan naskah dinas
di lingkungan pemerintah kabupaten/kota.
Pasal 33
(1) Bupati/Walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk
dan susunan
produk hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2)
terdiri atas:
a. peraturan daerah;
b. peraturan bupati/walikota;
c. peraturan bersama bupati/walikota; dan
d. keputusan bupati/walikota.
(2) Bupati/Walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk
dan susunan
surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. instruksi;
b. surat edaran;
c. surat biasa;
d. surat keterangan;
e. surat perintah;
f. surat izin;
g. surat perjanjian;
h. surat perintah tugas;
i. surat kuasa;
j. surat undangan;
k. surat keterangan melaksanakan tugas;
l. surat panggilan;
m. nota dinas;
n. lembar disposisi;
o. pengumuman;
p. laporan;
q. rekomendasi;
r. telegram;
s. berita acara;
20
t. memo;
u. piagam;
v. sertifikat; dan
w. STTPP.
Pasal 34
(1) Bupati/Walikota mendelegasikan penandatanganan perizinan
dibidang
pelayanan yang bersifat lintas sektor kepada SKPD yang
membidangi
pelayanan perizinan terpadu.
(2) Penyelenggaraan perizinan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) secara
fungsional tetap menjadi tanggung jawab SKPD yang
bersangkutan.
Pasal 35
(1) Wakil Bupati/Wakil Walikota menandatangani naskah dinas
dalam bentuk dan
susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri
atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat izin;
e. surat perintah tugas;
f. surat keterangan melaksanakan tugas;
g. nota dinas;
h. lembar disposisi;
i. telaahan staf;
j. laporan;
k. rekomendasi; dan
l. memo.
(2) Wakil Bupati/Wakil Walikota atas nama bupati/walikota
menandatangani
naskah dinas meliputi:
a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan; dan
b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 15
terdiri atas:
1. surat edaran;
2. surat biasa;
3. surat keterangan;
4. surat perintah;
5. surat izin;
6. surat perintah tugas;
7. surat keterangan melaksanakan tugas;
8. nota dinas;
9. lembar disposisi;
10. pengumuman;
11. telegram;
12. berita acara;
21
13. piagam; dan
14. sertifikat.
Pasal 36
(1) Sekretaris daerah menandatangani naskah dinas dalam
bentuk dan susunan
surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat izin;
e. surat perjanjian;
f. surat perintah tugas;
g. surat perintah perjalanan dinas;
h. surat kuasa;
i. surat undangan;
j. surat keterangan melaksanakan tugas;
k. surat panggilan;
l. nota dinas;
m. nota pengajuan konsep naskah dinas;
n. lembar disposisi;
o. telaahan staf;
p. pengumuman;
q. laporan;
r. rekomendasi;
s. surat pengantar;
t. lembaran daerah;
u. berita daerah;
v. berita acara;
w. notulen;
x. memo;
y. daftar hadir; dan
z. sertifikat.
(2) Sekretaris daerah atas nama bupati/walikota
menandatangani naskah dinas
yang meliputi:
a. dalam bentuk dan susunan produk hukum berupa keputusan bupati/walikota; dan
b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
1. surat edaran;
2. surat biasa;
3. surat keterangan;
4. surat perintah;
5. surat izin;
6. surat perjanjian;
7. surat perintah tugas;
8. surat undangan;
9. surat keterangan melaksanakan tugas;
10. surat panggilan;
11. nota dinas;
12. pengumuman;
13. telegram;
14. berita acara;
15. piagam;
16. sertifikat; dan
17. STTPP.
Pasal 37
(1) Asisten menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. nota dinas;
b. nota pengajuan konsep naskah dinas;
c. lembar disposisi;
d. telaahan staf;
e. laporan;
f. surat pengantar;
g. motulen; dan
h. memo.
(2) Asisten atas nama sekretaris daerah menandatangani
naskah dinas bentuk dan
susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri
atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat perintah tugas;
e. surat perintah perjalanan dinas;
f. surat undangan;
g. surat panggilan;
h. nota dinas;
i. nota pengajuan konsep naskah dinas;
j. laporan;
k. surat pengantar; dan
l. daftar hadir.
Pasal 38
Staf ahli menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. nota pengajuan konsep naskah dinas;
b. telaahan staf; dan
c. laporan.
23
Pasal 39
(1) Kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat izin;
e. surat perjanjian;
f. surat perintah tugas;
g. surat perintah perjalanan dinas;
h. surat kuasa;
i. surat undangan;
j. surat keterangan melaksanakan tugas;
k. surat panggilan;
l. nota dinas;
m. nota pengajuan konsep naskah dinas;
n. lembar disposisi;
o. telaahan staf;
p. pengumuman;
q. laporan;
r. rekomendasi;
s. berita acara;
t. memo;
u. daftar hadir; dan
v. sertifikat.
(2) Kepala SKPD atas nama bupati/walikota menandatangani
naskah dinas yang
meliputi:
a. dalam bentuk dan susunan produk hukum berupa Keputusan
bupati/walikota; dan
b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 15
terdiri atas:
1. surat biasa;
2. surat keterangan;
3. surat perintah;
4. surat undangan; dan
5. sertifikat.
(3) Kepala badan pendidikan dan pelatihan selaku kepala SKPD
atas nama
bupati/walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat undangan;
c. pengumuman;
d. laporan;
e. telegram;
24
f. piagam;
g. sertifikat; dan
h. STTPP.
Pasal 40
(1) Sekretaris DPRD menandatangani naskah dinas dalam bentuk
dan susunan
surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat izin;
e. surat perjanjian;
f. surat perintah tugas;
g. surat perintah perjalanan dinas;
h. surat kuasa;
i. surat undangan;
j. surat keterangan melaksanakan tugas;
k. surat panggilan;
l. nota dinas;
m. nota pengajuan konsep naskah dinas;
n. lembar disposisi;
o. telaahan staf;
p. pengumuman;
q. laporan;
r. rekomendasi;
s. berita acara;
t. memo; dan
u. daftar hadir.
(2) Sekretaris DPRD atas nama bupati/walikota menandatangani
naskah dinas
meliputi:
a. dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan
bupati/walikota, dan
b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 15
terdiri atas:
1. surat biasa;
2. surat keterangan; dan
3. surat perintah.
Pasal 41
(1) Kepala UPT dinas/badan menandatangani naskah dinas dalam
bentuk dan
susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri
atas:
a. surat biasa;
b. surat perintah;
c. surat perjanjian;
d. surat perintah tugas;
25
e. surat perintah perjalanan dinas;
f. surat kuasa;
g. surat undangan;
h. surat keterangan melaksanakan tugas;
i. surat panggilan;
j. nota dinas;
k. nota pengajuan konsep naskah dinas;
l. lembar disposisi;
m. telaahan staf;
n. pengumuman;
o. laporan;
p. rekomendasi;
q. berita acara;
r. memo; dan
s. daftar hadar.
(2) Kepala UPT dinas/badan atas nama kepala dinas/badan
menandatangani
naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana
dimaksud dalam
Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. nota dinas; dan
e. daftar hadir.
Pasal 42
(1) Sekretaris menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat kuasa;
e. surat undangan;
f. nota dinas;
g. nota pengajuan konsep naskah dinas;
h. lembar disposisi;
i. telaahan staf;
j. laporan;
k. memo; dan
l. daftar hadir.
(2) Sekretaris atas nama kepala SKPD menandatangani naskah
dinas dalam
bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15
terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. nota dinas; dan
26
e. daftar hadir.
Pasal 43
(1) Camat menandatangani naskah dalam bentuk dan susunan
surat sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat izin;
e. surat perjanjian;
f. surat perintah tugas;
g. surat perintah perjalanan dinas;
h. surat kuasa;
i. surat undangan;
j. surat keterangan melaksanakan tugas;
k. surat panggilan;
l. nota dinas;
m. nota pengajuan konsep naskah dinas;
n. lembar disposisi;
o. telaahan staf;
p. pengumuman;
q. laporan;
r. rekomendasi;
s. berita acara;
t. memo; dan
u. daftar hadir.
(2) Camat atas nama bupati/walikota menandatangani naskah
dinas dalam bentuk
dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15
terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah; dan
d. surat undangan.
Pasal 44
(1) Kepala bagian, kepala bidang menandatangani naskah dinas
dalam bentuk dan
susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri
atas:
a. surat perintah;
b. nota dinas;
c. nota pengajuan konsep naskah dinas;
d. lembar disposisi;
e. telaahan staf;
f. laporan; dan
g. daftar hadir.
27
(2) Kepala bagian,
kepala bidang atas nama kepala SKPD menandatangani
naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana
dimaksud dalam
pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. nota dinas; dan
e. daftar hadir.
Pasal 45
(1) Lurah menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah;
d. surat izin;
e. surat perjanjian;
f. surat perintah tugas;
g. surat perintah perjalanan dinas;
h. surat kuasa;
i. surat undangan;
j. surat keterangan melaksanakan tugas;
k. surat panggilan;
l. nota dinas;
m. nota pengajuan konsep naskah dinas;
n. lembar disposisi;
o. telaahan staf;
p. pengumuman;
q. laporan;
r. rekomendasi;
s. berita daerah;
t. berita acara;
u. memo; dan
v. daftar hadir.
(2) Lurah atas nama camat menandatangani naskah dinas dalam
bentuk dan
susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri
atas:
a. surat biasa;
b. surat keterangan;
c. surat perintah; dan
d. surat undangan.
Pasal 46
(1) Kepala subbagian, kepala subbidang, kepala seksi
menandatangani naskah
dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud
Pasal 15 terdiri
atas:
a. nota dinas;
28
b. nota pengajuan konsep naskah dinas;
c. telaahan staf; dan
d. laporan.
(2) Kepala subbagian, kepala subbidang, kepala seksi, atas
nama sekretaris,
kepala bagian, kepala bidang menandatangani naskah dinas
dalam bentuk dan
susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri
atas:
a. surat perintah;
b. nota dinas; dan
c. daftar hadir.
Bagian Keempat
Pendelegasian
Penandatanganan Naskah Dinas
Pasal 47
(2) Ketentuan mengenai pendelegasian penandatanganan naskah
dinas diatur
dalam peraturan gubernur atau peraturan bupati/walikota.
(3) Pelaksanaan pendelegasian penandatanganan naskah dinas
ditetapkan
dengan keputusan gubernur atau keputusan bupati/walikota.
Bagian Kelima
Penggunaan Tinta untuk Naskah Dinas
Pasal 48
(1) Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam.
(2) Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf
naskah dinas
berwarna biru tua.
(3) Tinta yang dipergunakan untuk keperluan keamanan naskah
dinas berwarna
merah.
BAB VI
STEMPEL
Bagian Kesatu
Jenis
Pasal 49
Jenis stempel untuk naskah dinas di lingkungan pemerintah
daerah terdiri atas:
a. stempel jabatan; dan
b. stempel perangkat daerah.
Pasal 50
(1) Stempel jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49
huruf a, stempel
jabatan gubernur dan bupati/walikota.
29
(2) Stempel jabatan gubernur dan bupati/walikota sebagaimana
dimaksud pada
ayat (1) berisi nama jabatan dan menggunakan lambang negara
dengan
pembatas tanda bintang.
Pasal 51
Stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49
huruf b, terdiri
atas:
a. stempel SKPD dan atau lembaga lain;
b. stempel SKPD untuk keperluan tertentu; dan
c. stempel UPT.
Bagian Kedua
Bentuk, Ukuran dan Isi
Pasal 52
Stempel jabatan gubernur dan bupati/walikota, stempel
perangkat daerah
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 berbentuk lingkaran.
Pasal 53
Ukuran stempel jabatan, stempel perangkat daerah sebagaimana
dimaksud dalam
Pasal 49 meliputi :
a. ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan
stempel perangkat
daerah adalah 4 cm;
b. ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan
perangkat daerah
adalah 3,8 cm;
c. ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan
perangkat daerah
adalah 2,7 cm; dan
d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran
dalam maksimal 1 cm.
Pasal 54
(1) Ukuran stempel SKPD untuk keperluan tertentu sebagaimana
dimaksud dalam
Pasal 51 huruf b, meliputi :
a. ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan
stempel
perangkat daerah adalah 1,8 cm;
b. ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan
stempel
perangkat daerah adalah 1,7 cm;
c. ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan
stempel
perangkat daerah adalah 1,2 cm; dan
d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran
dalam maksimal
0,5 cm.
(2) Stempel perangkat daerah untuk keperluan tertentu
sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dipergunakan untuk kartu tanda penduduk, kartu
pegawai, tanda
pengenal, asuransi kesehatan dan sejenisnya.
Pasal 55
(1) Stempel jabatan
berisi nama jabatan dan menggunakan lambang negara
dengan pembatas tanda bintang.
30
(2) Stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam
pasal 51 huruf a dan
huruf b berisi nama pemerintah provinsi atau kabupaten/kota,
nama SKPD
yang bersangkutan.
(3) Stempel UPT sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 huruf c,
berisi nama
pemerintah provinsi atau kabupaten/kota, nama SKPD dan nama
UPT yang
bersangkutan.
Bagian ketiga
Penggunaan
Pasal 56
(1) Pejabat yang berhak menggunakan stempel jabatan
sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 49 huruf a, gubernur dan bupati/walikota, wakil
gubernur dan wakil
bupati/wakil walikota.
(2) Pejabat yang berhak menggunakan stempel perangkat daerah
sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 49 huruf b, kepala SKPD, kepala lembaga
lainnya,
kepala UPT atau pejabat yang diberi wewenang.
Pasal 57
(1) Perangkat daerah
provinsi yang berhak menggunakan stempel perangkat
daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b meliputi:
a. sekretariat daerah;
b. sekretariat DPRD;
c. dinas daerah;
d. lembaga teknis daerah; dan
e. lembaga lainnya.
(2) Perangkat daerah kabupaten/kota yang berhak menggunakan
stempel
perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b
meliputi:
a. sekretariat daerah;
b. sekretariat DPRD;
c. dinas daerah;
d. lembaga teknis daerah;
e. kecamatan;
f. kelurahan; dan
g. lembaga lainnya.
Pasal 58
Stempel untuk naskah dinas menggunakan tinta berwarna ungu
dan dibubuhkan
pada bagian kiri tandatangan pejabat yang menandatangani
naskah dinas.
Bagian Keempat
Kewenangan Pemegang
dan Penyimpan Stempel
Pasal 59
(1) Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel jabatan untuk
naskah dinas
dilakukan oleh unit yang membidangi urusan ketatausahaan
pada sekretariat
daerah.
31
(2) Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel perangkat
daerah dilakukan
oleh unit yang membidangi urusan ketatausahaan pada setiap
SKPD.
(3) Unit yang membidangi urusan ketatausahaan sebagaimana
dimaksud pada
ayat (1) dan ayat (2) bertanggung jawab atas penggunaan
stempel.
(4) Penunjukan pejabat pemegang dan penyimpan stempel
sebagaimana
dimaksud pada ayat (3) ditetapkan dengan Keputusan kepala
SKPD.
Bagian kelima
Pengamanan
Pasal 60
(1) Untuk pengamanan stempel naskah dinas di lingkungan
pemerintah daerah,
menggunakan kode.
(2) Ketentuan lebih lanjut mengenai standarisasi kode
pengamanan stempel
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur tersendiri oleh
gubernur,
bupati/walikota.
BAB VII
KOP NASKAH DINAS
Bagian Kesatu
Jenis
Pasal 61
Jenis kop naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah
terdiri atas:
a. kop naskah dinas jabatan; dan
b. kop naskah dinas perangkat daerah.
Bagian Kedua
Bentuk dan Isi
Pasal 62
(1) Kop naskah dinas jabatan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 61 huruf a,
untuk gubernur/wakil gubernur, bupati/wakil bupati dan
walikota/wakil walikota
menggunakan:
a. lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan
dibagian tengah
atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum;
b. lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan
dibagian tengah
atas serta alamat nomor telepon, nomor faksimile, web site,
e-mail dan
kode pos ditempatkan dibagian tengah bawah untuk naskah
dinas dalam
bentuk dan susunan surat.
(2) Kop naskah dinas perangkat daerah provinsi memuat
sebutan pemerintah
provinsi, nama satuan kerja perangkat daerah, alamat, nomor
telepon, nomor
faksimile, web site, e-mail dan kode pos.
(3) Kop naskah dinas perangkat daerah kabupaten/kota memuat
sebutan
pemerintah kabupaten/kota, nama satuan kerja perangkat
daerah, alamat,
nomor telepon, nomor faksimile, webite, e-mail dan kode pos.
32
(4) Kop naskah dinas kecamatan memuat sebutan pemerintah
kabupaten/kota,
nama kecamatan, alamat, nomor telepon, nomor faksimile,
webite, e-mail dan
kode pos.
(5) Kop naskah dinas kelurahan memuat sebutan pemerintah
kabupaten/kota,
nama kecamatan, kelurahan, alamat, nomor telepon, nomor
faksimile, webite,
e-mail dan kode pos.
Paragraf Ketiga
Penggunaan
Pasal 63
(1) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62
ayat (1), digunakan
untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh gubernur dan
bupati/walikota dan
wakil Gubernur dan bupati/wakil walikota.
(2) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62
ayat (2) dan ayat
(3), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh
kepala SKPD
provinsi dan kabupaten/kota yang bersangkutan, lembaga
lainnya atau pejabat
lain yang ditunjuk.
(3) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62
ayat (4), digunakan
untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh camat yang
bersangkutan atau
pejabat lain yang ditunjuk.
(4) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62
ayat (5), digunakan
untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh lurah yang bersangkutan
atau
pejabat lain yang ditunjuk.
Pasal 64
Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 ayat
(2) dan ayat (3)
digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh staf
ahli gubernur dan staf
ahli bupati/walikota.
BAB VIII
SAMPUL NASKAH DINAS
Bagian Kesatu
Jenis
Pasal 65
Jenis sampul naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah
terdiri atas:
a. sampul naskah dinas jabatan; dan
b. sampul naskah dinas perangkat daerah.
Bagian Kedua
Bentuk, Ukuran dan Isi
Pasal 66
Sampul naskah dinas jabatan dan sampul naskah dinas
perangkat daerah
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 berbentuk empat persegi
panjang.
33
Pasal 67
(1) Ukuran sampul
naskah dinas jabatan dan sampul naskah dinas perangkat
daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 meliputi:
a. sampul kantong dengan ukuran panjang 41 cm dan lebar 30
cm;
b. sampul folio/map dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 25
cm;
c. sampul setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan
lebar 18 cm; dan
d. sampul seperempat folio dengan ukuran panjang 28 cm dan
lebar 14 cm.
(2) Jenis kertas sampul naskah dinas sebagaimana dimaksud
pada ayat (1)
menggunakan kertas casing dengan warna:
a. putih untuk sampul naskah dinas jabatan sebagaimana
dimaksud Pasal 65
huruf a; dan
b. coklat untuk sampul naskah dinas perangkat daerah
sebagaimana
dimaksud Pasal 65 huruf b.
Pasal 68
(1) Sampul naskah dinas jabatan berisi lambang negara
berwarna kuning emas
dan nama jabatan dan alamat, nomor telepon, faksimile,
e-mail, website dan
kode pos dibagian tengah atas.
(2) Sampul perangkat daerah berisi nama pemerintah provinsi
atau
kabupaten/kota, nama SKPD yang bersangkutan, alamat, nomor
telepon,
faksimile, e-mail, website dan kode pos dibagian tengah
atas.
(3) Sampul UPT berisi nama pemerintah provinsi atau kabupaten/kota,
nama
SKPD dan UPT yang bersangkutan dan alamat, nomor telepon,
faksimile, email, website dan kode pos dibagian tengah atas.
BAB IX
PAPAN NAMA
Bagian Kesatu
Jenis
Pasal 69
Jenis papan nama di lingkungan pemerintah daerah terdiri
atas:
a. papan nama kantor gubernur, bupati/walikota; dan
b. papan nama perangkat daerah.
Bagian Kedua
Bentuk, Ukuran, Isi
Pasal 70
Papan nama di lingkungan pemerintah daerah sebagaimana
dimaksud dalam Pasal
69 berbentuk empat persegi panjang.
Pasal 71
34
Ukuran papan nama di lingkungan pemerintah daerah
sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 70 disesuaikan dengan besar bangunan.
Pasal 72
(1) Papan nama di lingkungan pemerintah daerah sebagaimana
dimaksud dalam
Pasal 69 huruf a berisi tulisan kantor gubernur, bupati/walikota,
alamat, nomor
telepon dan kode pos.
(2) Papan nama di lingkungan pemerintah daerah sebagaimana
dimaksud dalam
Pasal 69 huruf b berisi tulisan pemerintah provinsi atau
kabupaten/kota dan
nama SKPD yang bersangkutan, alamat, nomor telepon serta
kode pos.
(3) Jenis bahan dasar, warna, besar huruf papan nama kantor
gubernur, kantor
bupati/walikota, perangkat daerah sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dan
ayat (2) diatur oleh gubernur dan bupati/walikota.
Bagian Ketiga
Penempatan
Pasal 73
Papan nama kantor, perangkat daerah ditempatkan pada tempat
yang strategis,
mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk
bangunannya.
Pasal 74
Bagi beberapa kantor, SKPD yang berada di bawah satu atap
atau satu komplek,
dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua nama
SKPD.
BAB X
PERUBAHAN, DAN
PENCABUTAN
Pasal 75
(1) Perubahan dan pencabutan naskah dinas sebagaimana
dimaksud dalam bab
ini dilakukan dengan bentuk dan susunan naskah dinas yang
sejenis.
(2) Pejabat yang menandatangani naskah dinas sebagaimana
dimaksud pada ayat
(1) dilakukan oleh pejabat yang menetapkan, mengeluarkan
atau pejabat
diatasnya.
BAB XI
PELAPORAN
Pasal 76
(1) Bupati/walikota melaporkan pelaksanaan naskah dinas di
lingkungan
pemerintah kabupaten/kota kepada gubernur.
(2) Gubernur melaporkan pelaksanaan naskah dinas di
lingkungan pemerintah
provinsi dan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan naskah
dinas di
lingkungan pemerintah kabupaten/kota kepada Menteri Dalam
Negeri.
35
BAB XII
PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
Pasal 77
(1) Menteri Dalam Negeri melakukan pembinaan dan pengawasan
atas
penyelenggaraan naskah dinas di lingkungan pemerintah
provinsi dan
kabupaten/ kota.
(2) Gubernur melakukan pembinaan dan pengawasan
penyelenggaraan naskah
dinas di lingkungan pemerintah kabupaten/kota.
BAB XIII
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 78
(1) Penyelenggaraan naskah dinas di lingkungan pemerintah
provinsi dan
kabupaten/kota diatur lebih lanjut dengan peraturan gubernur
dan peraturan
bupati/walikota.
(2) Peraturan gubernur dan peraturan bupati/walikota
sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) ditetapkan paling lambat 1 (satu) tahun sejak
ditetapkan
Peraturan Menteri ini.
Pasal 79
Bentuk dan susunan naskah dinas, penempatan a.n, u.b, u.p,
Plt, Plh dan Pj, paraf,
bentuk, ukuran dan isi stempel, kop naskah dinas, sampul
naskah dinas dan papan
nama sebagaimana dimaksud dalam bab III, bab IV, bab V, bab
VI, bab VII, bab VIII,
dan bab IX tercantum dalam lampiran Peraturan Menteri ini
Pasal 80
Dengan ditetapkannya Peraturan Menteri ini, maka:
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang
Pedoman Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi, sebagaimana
telah diubah
dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 10 Tahun 2008
tentang
Perubahan Pertama Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor
2 Tahun 2005
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Provinsi; dan
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2005 tentang
Pedoman Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota
sebagaimana telah
diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun
2008 tentang
Perubahan Pertama Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor
3 Tahun 2005
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten/Kota, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 81
Peraturan Menteri ini
mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
36
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 13 Nopember 2009
MENTERI DALAM NEGERI,
ttd
GAMAWAN FAUZI
Salinan sesuai dengan aslinya
KEPALA BIRO HUKUM
P E R W I R A
ilustrasi/juraganberdesa |